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寇北辰:失“信”者失天下

作者:寇北辰 发表:2013-10-28

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由于我国中小企业的信息管理不完善,使中小企业蒙受了很大的损失。中小企业实现持续经营的战略方法,就是要加强信息管理。只有在加强企业信息管理的前提下,才可能使企业的发展与时代的发展同步。

阿根廷足球队的娴熟技巧世界闻名,并多次称雄世界杯、14次夺得美洲杯、两次获得奥运男足金牌,所以当德国足球队在2006年的世界杯1/4决赛中与实力强大的阿根廷足球队展开决战时,包括裁判员、足球解说员,甚至还有很多球迷都在心里认定了最终的胜利者一定是阿根廷。

然而,谁也不曾想到,仅仅因为一张小纸条竟然改变了德国足球队的命运。

经过两个小时的嗜血奋战后,德国队几乎使尽了浑身解数终于和阿根廷队打成了1︰1,接下来只能通过点球赛一决胜负,而这正是德国队所希望的。

德国队守门员莱曼突然感觉到了沉重的压力和重大的责任,正当他担心是不是可以准确地接住对方的球时,他的教练克林斯曼突然叫了暂停,并把一张小纸条送到了莱曼手上。有了这张小纸条,莱曼如有神助一般,无论对方是谁射过来的球他都能够扑对方向,而且有两次成功地把对方的球挡在了门外。

点球大战结束后,德国队最终以5︰3战胜了阿根廷队。

原来,克林斯曼交给莱曼的那张小纸条上写满了阿根廷队每个球员罚点球的特点,以及每个罚球队员的习惯动作。

可以说,德国队之所以能够战胜阿根廷队的主要原因,是因为德国队掌握了阿根廷队主要球员的所有信息。

21世纪是一个信息爆炸的时代,奇怪的是很多企业管理者却不知道信息对于企业发展的重要性,更不知道如何管理信息。

1.理解信息的重要性和必要性

进入21世纪以来,我国的经济高速平稳发展,深刻地融入了世界经济体系之中,国外企业也不断进入我国市场。随着信息技术的不断发展,不但消费者更加依赖信息,而且很多外企在中国的竞争中也开始广泛地收集各种商业信息。因此信息成为了21世纪企业发展的主要主要依据之一,甚至成为了竞争中的一个重要环节。

但由于我国中小企业缺乏战略性眼光,对信息管理不到位,使企业信息甚至商业秘密外流,给企业发展造成了极大的损失。所以,加强中小企业的信息管理非常重要,中小企业加强信息管理是实现持续经营的战略方法。

2.明确信息管理的内容

中小企业信息管理的内容主要可分为外部信息和内部信息。外部信息如经济政策、市场供求信息、同行业信息、消费者信息及资源信息等;内部信息包括企业的商业运作模式,知识产权(专利技术及商标等)及核心技术、企业文化、客户信息、管理策略、手段及方法等。

例如,企业的内部行政信息主要包括:公司行政传达的一切文字资料、电子邮件、文件、传真。具体信息管理表现为上传下达、平级传送的行文管理、资料管理、档案管理,归属于日常行政管理。

又如企业市场信息主要包括:公司业务销售的客户文件、来往传真、电话、客户档案;公司业务应用的电话记录、报价、合同、方案设计、投标书等原始资料、电子资料、文件、报告等。具体信息管理表现为客户沟通、文字记录、资料收集分析、业务文件编写等,归属于业务经营管理。

3.了解信息管理的基本要求

首先是信息的及时性要求。所谓及时就是信息管理系统要灵敏、迅速地发现和提供管理活动所需要的信息。这里包括两个方面:一方面,要及时地发现和收集信息。现代社会纷繁复杂,瞬息万变,有些信息稍纵即逝,无法追忆。因此信息的管理必须最迅速、最敏捷地反映出工作的进程和动态,并适时地记录下已发生的情况和问题。另一方面要及时传递信息。信息只有传输到需要者的手中才能发挥作用,并且具有强烈的时效性。因此,要以最迅速、最有效的手段将有用信息提供给有关部门和人员,使其成为决策、指挥和控制的依据。

其次是信息的准确性要求。信息不仅要求及时,而且必须准确。只有准确的信息,才能使决策者做出正确的判断。失真以至错误的信息,不但不能对管理工作起到指导作用,相反还会导致失误。

为保证信息准确,首先要求原始信息可靠,只有可靠的原始信息才能加工出准确的信息。企业管理者在收集和整理原始材料的时候必须坚持实事求是的态度,克服主观随意性,对原始材料认真加以核实,使其能够准确反映实际情况。

4.保持信息的统一性和唯一性

一个管理系统的各个环节,既相互联系又相互制约,反映这些环节活动的信息有着严密的相关性。所以,系统中许多信息能够在不同的管理活动中共同享用,这就要求系统内的信息应具有统一性和唯一性。因此,企业管理者在加工整理信息时,要注意信息的统一,也要做到计量单位相同,以免在信息使用时造成混乱现象。

5.管理信息

随着科学技术特别是信息工程、计算机技术等高科技技术的飞速发展和普及,当今世界已进入到了信息时代。企业和组织要求信息处理的数量越来越大,速度越来超快。为了让管理者及时掌握准确、可靠的信息,以及执行之后构成真实的反馈,一方面必须建立一个功能齐全和高效率的信息管理系统。信息管理系统采用以电子计算机为主的技术设备,通过自动化通信网络,与各种信息终端相连接,利用完善的通信网及沟通各方面的联系,以保证迅速、准确、及时地收集情况和下达命令。

另一方面必须不断地完善信息管理制度。信息管理工作必须在加强宏观控制和微观执行的基础上,严格执行保密纪律,以提高企业效益和管理效率,以服务于企业总体的经营管理为宗旨。在信息管理工作中要贯彻“提高效率就是增加企业效益”的方针,细致到位,准确快速,在企业经营管理中降低信息传达的失误、失真、延迟情况,有力辅助行政管理和经营决策的执行。只有把信息管理列入战略管理之中,不断完善信息管理机制才能确保企业的运营正常化,才能使企业做出科学决策及有力地应对外部市场及竞争对手。

信息管理技术已经是企业决策的重要依据,中国中小企业必须加强完善现代信息管理机制,通过建立信息管理系统和完善信息管理制度,有效防止信息外露,帮助企业决策和管理,才能确保企业持续经营。

 

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寇北辰 的简介

寇北辰先生,著名管理学家、教育学家、经济学家、五行管理学创始人、中国本土化管理之父、财经名人、时评、财经评论家、环球国际问题专家。现任中国农大经济管理学院MBA导师,上海巨鹏管理咨询机构管理理论与实践研究中心研究专家团队导师。主要研究领域:世界管理、国家管理、组织管理、家庭管理和个人管理。主要研究成果:国学与管理系列、百科知识在管理中的应用系列、三大思维模型在管理中应用、五行管理的三大模型等,出版了本土化管理学专著《五行与管理》、《五行管理学-企业版》,在国内核心杂志发表了诸多优秀经济、管理等方面的论文。

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