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寇北辰:管理的“基本功”

作者:寇北辰 发表:2013-09-09

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要做成一件事,必须有扎实的基本功。就像在练武要先练腿功、练腰功、肩功、桩功一样;又如万丈高楼平地起,建筑之前要先把地基打好一样;管理也有需要基本功,职业经理人要想管理顺利,成功达到目标,就要强练基本功。

那职业经理人的管理基本功是什么呢?

职业经理人的管理基本功无外乎是:发现问题、分析问题和解决问题。

我们在职业生涯中,经常看到一些管理者在工作中往往发现不了问题,或者有了问题却不知道怎么解决。有的把简单的问题搞得复杂化,有的却将复杂的问题搞得简单化。关键在于这些管理人没有科学的、条理的工作方法。还有就是不会真正地发现问题、分析问题,并在此基础上进行决策、解决问题。

    因为不同的地点、不同的时间、不同的条件我们会发现不同的问题,而具体的解决办法也不一样。但是,分析问题全面与否会影响到解决事情的效果,而且分析问题的办法也大同小异,分析问题的能力也是管理者的基本功之一,所以,下面重点介绍分析问题的能力。

职业经理人首先要具备的能力要求之一就是“分析问题能力”,人们在生活和工作中,要解决一系列的问题的,那么我们应该怎样解决问题呢?解决问题的前提和关键就是分析问题,问题分析透了,知道了来龙去脉,解决问题时就抓住了更本。职业经理人在职业生涯中应该具有较强的分析能力,才能达到妥善解决问题的能力。在学会分析问题之前应该从自我剖析做起。把自己分析清楚了,就掌握了分析问题的最基本的方法。

职业经理人工作寻求进步的捷径是从每一天做起,进行问题的分析。一个职业经理人,要做好每天、每周、每月、每季和每年的工作遇到或存在着的问题的分析。每天要分析存在什么问题?产生问题的原因是什么?怎样去解决这些问题?解决后的效果会是什么?

一、分析问题所要求具备的基本能力

职业经理人要有效地解决组织中出现的问题,是管理工作的一个重要方面。要求具备以下的知识、技能和判断力:

1. 对员工、工作任务、组织的政策、目标和工作流程等方面知识的了解。

2. 分析问题和解决问题的技能。

3. 在分析问题和解决问题过程中的判断能力。

 

二、分析问题的过程

首先,要全面考虑问题发生及发展的起因过程;其次,要分清问题发生的本质及特点,然后分清问题重要程度,这是改善思维的关键性一步,要求我们观察事物的时候不要局限自己的眼光,要用还原法搞清事情发生发展的来龙去脉,目的是开拓我们的思考范围,不致于使自己成为只认识表面而不认识根本的错误认识问题的方法,扩展我们的思维能力。

然后要考虑所有的因素,要求让你通过有意识的努力,确保自己考虑过与某项决定有关的所有因素。还要考虑后果及其连锁反应,帮助我们判断那种可能性最好。

接下来要明确意图、目标和真实目的 。

然后在上述的基础上提出优先考虑的问题,选择范围和可能性。

最后,试着从对方的角度看待问题,记下与你持不同意见的其他人的观点。

以上讲的无外乎是对问题的分析,多角度,全方位的考量,但如只是问题的分析,并不代表可以一定将问题顺利解决。但是能帮助我们处理繁复日常工作的开端。具体的发现和分析问题做法是:

(一)发现问题

发现问题一般通过诊断。具体的方法比如:可以定期考核下属的工作表现,看看他们的工作中有没有要分析和解决问题,以及有哪些地方偏离了计划;可以经常倾听下属员工的意见和建议,判断管理人员与员工的关系等方面是否存在问题;还可以从观察下属员工的工作行为来及时发现问题。

(二)分析问题

发现问题后需要及时分析问题,分析问题会进一步加深对问题的了解,但并不是对所有问题都需要作非常深入的分析,如果有些问题是经常出现的小问题,就不必花大力气进行分析和研究,只需按照组织规章制度及时处理即可。但是有些问题并不是那样,就需要对这些问题作进一步的分析研究。通过分析,不仅要加深对问题的了解,还要判断它们相对于其他问题的重要性程度,并且为解决这些问题作初步思考。初步分析工作包括:

1. 收集有关问题的信息——信息的描述和和人们对问题的评论信息;

2. 确定问题的范围——涉及的人、部门的范围,还有与其它部门有没有牵连;

3. 分析问题可能导致的后果;

4. 分析问题产生的原因——区分哪些是问题产生的根本原因,哪些是问题本身的特征。

 

三、分析问题的经典方法

1.系统分析法

这是判定问题的一种方法。把企业或一个部门看成一个系统,在判定这个系统是否存在问题,是什么原因造成的,涉及管理的深度和广度的程度,在掌握了足够数据和对系统运行状态有比较深入的了解情况下,可采用的方法。以判断问题的性质,拟定解决问题措施。

2.解析分析法,也称“5W1H”法

这种方法把分析的对象作为一个整体,然后按构成这个整体的因

素进行分解,分析问题的因素有多个,称为5W1H,就是:

What——应该做哪些事情?我们对客户的现状了解有多少?未来的业务发展趋势是什么样子的?我们可以在哪些方面帮助客户?

why——为什么要这样做而不那样做?有更好的实现途径吗?

where——去哪里?核心客户在哪里?

when——什么时间?最佳的联络时间在什么时候?这个阶段应该重点探讨什么问题?

who——拜访谁?从哪里能获得哪些重要的信息?决策者和参与决策的体系是什么样的?彼此的了解和信任够不够?

how——怎么做?

通过对这些因素的分析来界定问题的性质,从而深入把握存在的问题原因,为采取相应措施提供依据。

3.问题归类法

这种方法是对调查出的问题按一定标准进行分类,按各类问题的特征进行分析的一种方法。这有利于找出同类问题的共性和特征,采取相应的对策。

4.纵向比较法和横向比较法

纵向比较法主要分析客户企业不同时期的标准与实际情况进行比较,了解存在主要成绩和问题及演变过程,以推测未来趋势。

横向比较法是分析客户企业在不同时期经营管理状况与同行业平均(或先进)水平、竞争对手的先进水平进行比较,来把握企业在整个行业(或竞争对手)所处地位及该地位的变化趋势。

5.重点分析法

这种方法是把存在的众多问题用排列图的方法,依照影响的性质或程度大小组合排列。然后将影响程度占总问题的比例大的因素,即为解决问题的重点。

6.因果分析法

这种方法用鱼刺图的方法,把影响所存在问题的各种因素,按影响的程度的大小分为若干等级,影响大而且直接的因素称为一级影响因素或问题原因,下一级影响因素是上一级影响因素存在的原因,即上级原因是下一级问题,以此类推,通过层层列示影响因素直至到最底层不能再分为止,就是解决问题的最根本原因。

我们从事的职业生涯,从决策到计划,再到组织实施,都要进行分析,从大的方面讲,国家的政治、军事、经济、文化、生活等等要经过分析。我们在企业咨询和策划的时候,对一个项目也要做SWOT分析(优势、弱势、机遇、竞争)。这样的例子很多。管理是系统工程,各种内外因素是环环相扣,互相影响的。科学发展观要求准确度,分析能力是基本功。

 

四、分析问题需要确立的内容

我们对每天、每周、或每月的工作进行分析,我就拿“日工作”来举例,要确立的内容有:

1.  确立分析的目的;

分析工作问题要有目标。我们知道,分析的目标(或者说目的),是为了工作的决策并得到决策的依据,要分析做这些重点工作的目标是什么?次要工作的目标是什么?

2.  确立分析的范围;

要把当天的工作做一个排序,确定一下需要重点分析的项目,而

这些范围是对自己的工作成果是至关重要的。

3.  确立分析的对象;

当天需要分析的对象是什么,

4.  确立分析的方法;

5.  确立分析的程序;

6.  确立分析的总结。

     职业经理人或者是众多的管理者练好管理的基本功,尤其是分析问题的基本功,才能才能在职场上如鱼得水、如沐春风。

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    寇北辰 的简介

    寇北辰先生,著名管理学家、教育学家、经济学家、五行管理学创始人、中国本土化管理之父、财经名人、时评、财经评论家、环球国际问题专家。现任中国农大经济管理学院MBA导师,上海巨鹏管理咨询机构管理理论与实践研究中心研究专家团队导师。主要研究领域:世界管理、国家管理、组织管理、家庭管理和个人管理。主要研究成果:国学与管理系列、百科知识在管理中的应用系列、三大思维模型在管理中应用、五行管理的三大模型等,出版了本土化管理学专著《五行与管理》、《五行管理学-企业版》,在国内核心杂志发表了诸多优秀经济、管理等方面的论文。

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